Nous vous informons et affichons dans les halls d’entrée d’immeuble, les dates de nos visites dans votre copropriété.
C’est pour vous le moyen de nous rencontrer et de nous faire part de vos observations, interrogations et des problèmes que vous pouvez rencontrer sur la copropriété.
C’est aussi pour nous l’occasion de faire le suivi technique de la copropriété et d’assurer les rendez-vous de chantier nécessaires.

Toute l’équipe d’Intesa Immobilier est engagée à travailler en étroite collaboration avec le conseil syndical pour tous les aspects de la vie de votre copropriété, afin de lui permettre d’assurer son rôle d’assistance et de conseil.
Les membres du conseil syndical disposeront du numéro de téléphone direct de la personne en charge de leur copropriété. Celui-ci restera allumé en permanence, du lundi au dimanche 24 heures, sur 24, afin de pourvoir traiter les urgences, durant les heures non ouvrables du Cabinet Intesa Immobilier.
Les copropriétaires ou locataires pourront, sur simple prise de rendez-vous préalable, rencontrer la personne en charge de leur copropriété.

Le conseil syndical aura accès à toutes les factures en lien avec la gestion de la copropriété. Ces factures seront transmises au conseil lors de chaque visite sur site, suivant des modalités à définir avec le conseil syndical.
Nous engageons à respecter le budget prévisionnel annuel voté par la copropriété, à réaliser les appels de fonds de travaux spécifiques, en accord avec le conseil syndical, afin de garantir l’équilibre de celui-ci.
Par ailleurs, le budget prévisionnel, dont le montant sera défini avec le conseil syndical, fera l’objet lors de l’assemblée générale d’explications détaillées poste par poste.
La renégociation régulière des contrats d’entretien de votre copropriété afin de garantir, le meilleur rapport qualité/prestation de chacun des principaux postes de dépenses de votre copropriété.
Cette démarche vise à optimiser les postes de dépenses et assurer la maîtrise des charges de la copropriété.

Lors de chaque visite de copropriété, les factures seront transmises au conseil, pour visa et contrôle. Ainsi, le conseil syndical pourra s’assurer de la réalité et de la qualité des travaux réalisés dans la copropriété.
Cette méthodologie permet un meilleur contrôle du travail des prestataires, tout en préservant la fluidité des mises en paiement des factures.
Le Cabinet Intesa Immobilier s’engage à payer régulièrement les fournisseurs intervenant pour le compte de nos copropriétaires.
Ainsi, nous procédons à la mise en paiement des factures des fournisseurs toutes les semaines.

Nous veillerons à communiquer régulièrement avec le conseil syndical de votre copropriété, mais également avec l’ensemble des copropriétaires.
Nous nous engageons à informer les copropriétaires de la planification des travaux prévus dans leur copropriété, que ce soit par voie d’affichage ou de circulaires.
Une communication permanente sera mise en place à partir du mois de septembre 2016, grâce à un extranet copropriétaire individuel. Cet outil permettra aux copropriétaires de consulter leurs relevés de comptes individuels à distance.
L’extranet nous permettra l’envoi d’informations en lien avec la copropriété, la mise en ligne des procès-verbaux d’assemblée générale et du règlement de la copropriété.

L’ouverture d’un compte bancaire séparé est devenue obligatoire depuis la mise en place de Loi Alur à compter du 01/07/2016.
La gestion des comptes bancaires séparés est effectuée sans frais de gestion particulier.
Il en est de même pour la gestion des fonds « travaux » qui vous offre la possibilité d’ouvrir un compte livret A ou compte Cecop pour y placer vos provisions travaux, et ce toujours sans frais supplémentaires.

Nous engageons à tenir des documents comptables clairs facilement exploitables et compréhensibles.

Conforment à la Loi Alur, notre contrat est forfaitaire. Il regroupe pour un montant clair, l’ensemble des tâches dues par le syndic au syndicat des copropriétaires et dresse la liste de celles qui peuvent être rémunérées en supplément.
Ces suppléments sont rémunérés sous forme de vacations, dont le montant est défini en amont, avec l’accord du conseil syndical et du syndicat des copropriétaires.
Les frais de reprographie et administratifs sont inclus dans le forfait.
Enfin, le contrat de syndic définissant le détail des prestations et le montant des honoraires, est transmis au préalable au conseil syndical de votre copropriété, pour acceptation lors du contrôle des comptes qui précède l’assemblée générale.
Le Cabinet Intesa Immobilier propose uniquement des contrats de syndic dont la durée est d’un an, afin de permettre une plus grande liberté des copropriétaires dans la gestion et devenir de leur copropriété.

Afin d’améliorer les relations entre syndic et copropriétaires, un décret a rendu obligatoire un contrat de syndic type (décret n° 2015-342 du 26 mars 2015). Il fixe les prestations qui doivent être incluses dans le prix forfaitaire de l’intervention du syndic et dresse la liste de celles qui peuvent être rémunérées en supplément. Cette convention type s’impose pour tous les nouveaux contrats de syndic et lors du renouvellement des contrats conclus depuis le 1er juillet 2015.
Le contrat type doit être rédigé en utilisant des caractères d’une hauteur au moins égale à 8 de façon à permettre une lecture aisée de tous les points. Il contient à minima les éléments suivants.

Les conditions générales

– Rappel de la mission du syndic.
– Durée de son contrat (au maximum 3 ans).
Réglementation concernant la révocation, la démission et la désignation d’un nouveau syndic.
– La mise à jour chaque année de la fiche d’information synthétique regroupant les données financières et techniques de la copropriété. Le contrat précise le montant de l’indemnisation due si le syndic ne respecte pas le délai de 15 jours pour la faire parvenir à un copropriétaire qui en fait la demande.

Le montant de la rémunération forfaitaire

Le forfait inclut toutes les interventions du syndic dans le cadre de ses obligations :
– visites et vérifications périodiques dépendant de sa mission de préservation et de gestion de la copropriété.
– le contrat détermine le nombre de visites et leur durée minimum, ainsi que les horaires où le syndic peut être contacté sans surcoût.
– Les frais de reprographie et administratifs sont compris.
– Ne donnent pas lieu à rémunération supplémentaire les déclarations de sinistre ainsi que la gestion des indemnisations, quand le problème vient des parties communes.
– La durée de l’assemblée générale. Il peut y être ajouté l’organisation d’assemblées complémentaires et leur durée ainsi que des réunions avec le conseil syndical.
– Le montant du forfait est indiqué hors taxe et TTC et les modalités de rémunération sont précisées.

La rémunération des prestations particulières

Les tarifs supplémentaires sont fixés soit à un taux horaire déterminé, soit selon un prix convenu fonction de l’intervention.
Le décret détaille les prestations du syndic pouvant donner lieu à rémunérations supplémentaires au forfait. Il s’agit :
– Des visites et réunions supplémentaires.
– Des modifications du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division.
– De la gestion administrative et matérielle d’un sinistre. Les interventions en dehors des jours et heures ouvrables rendues nécessaires par l’urgence sont facturées.
– Des travaux autres que ceux relevant de la maintenance ou de l’entretien courant, les diagnostics ou études techniques. Les honoraires complémentaires sont votés lors de l’assemblée décidant des travaux.
– Des interventions nécessaires lors d’un litige (mise en demeure, constitution et suivi de dossier de contentieux).

Précisions

Certains frais sont à la charge des seuls copropriétaires concernés : frais de recouvrements, de mutation, fourniture des certains documents comme une copie du carnet d’entretien.